free-microsoft.com

Всеки от нас, сядайки на компютъра, най-малкото, което е правил, е да ползва една текстообработваща програма. Но малко хора могат да кажат, че познават възможностите на програмата напълно. Затова,показвайки в тази статия , как да си направим един шаблон за издаване на фактури на Open Office(ОО), може би ще ви сблъскаме с операции, които вие никога не сте ползвали или пък с функции, за които не сте и подозирали , че съществуват в ОО. Шаблонът ни позволява да направим скелета на фактурата и в последствие да променяме само това, което е необходимо.
Фактура.
Какво представлява фактурата? Документ, узаконяващ продажбата на стока или услуга. Основните атрибути, които трябва да съдържа са: рамка, в която се вписват данните за Получател, рамка за данните на Доставчик, номер на фактура, дата, място на осъществяване на сделката, вид на стоката или услугата и начин на плащане.

Фактурите се разпечатват в три екземпляра- Оригинал за получателя и две копия /едно за доставчика и едно , евентуално за счетоводството/.Те са идентични и разликата се явява в надписа „Оригинал“, който трябва да фигурира само в екземпляра, който е за получателя. За целта, ние трябва в такава последователност да подредим действията си, че накрая, разпечатвайки нашата фактура, надписът „оригинал“ да се вижда само на първата страница и да не се отпечатва в копията. Това налага предварително структурно да организираме изработването на нашата фактура, чрез вмъкването на „Раздел“-и. Разделите представляват място, съхраняващо съдържанието по основните атрибути на фактурата, т.е. това съдържание , което ще бъде едно и също и в оригинала , и в двете копия на документа.  Надписът „Оригинал“ ще стои извън първия раздел, за да бъде разпечатан само на първия лист.

За целта започваме първо с изписването на думата „оригинал“.

...

По-горе казахме, че ще вмъкнем раздел.Целта е да се направи копие за втора и трета страница в което да не фигурира надписа "Оригинал".

Избираме, горе от функциите на програмата „ВМЪКВАНЕ“. От падащото меню маркираме - „РАЗДЕЛ“. Отваря се нов прозорец, в който за „нов раздел“ пишем „оригинал“ или пък -“страница 1“.

По принцип , свойството на този раздел, е  да подрежда даден текст в колконки  /както е във вестниците/, но в случая, за нас е необходимо той да е в една колона, т.е. съдържанието на фактурата се възприема за една колона. Затова в следващия етикет на отворения пред нас прозорец за раздел, гледаме да е маркиран избор – 1 колона. Чрез бутона „Вмъкване“ затваряме помощния прозорец.Появява се сива рамчица с височина един ред и широчина колкото целия лист. Със стрелките на клавиатурата най лесно да минем в него със стрелка нагоре  /т.е. курсорът трябва да е там/ и започваме да записваме останалата подреба по основните атрибути на фактирата, /големината му автоматично ще следва големината на нашите записи/.

От менюто горе, избираме „Вмъкване“ и от падащото меню избираме - „Рамка“.Появява се помощен прозорец.Размерите на рамката можем да изберем от параметрите за Широчина и Височина /например ширина – 8 см и височина – 4 см/ в раздел „Тип“. / Това можем да направим и в последствие, чрез разтегляне на зелените показалци на вече вмъкнатата ни в страницата рамка/.

В същия прозорец слагаме отметка за закотвяне на рамката - „като знак“.

За да излезем от режима на редактиране , кликваме някъде извън рамката.

До нея вмъкваме по същия начин втора рамка.Лявата рамка ще бъде за данните на „Получател“, а дясната – за данните на „Доставчик“.

/ Необходими са ни две рамки, в които ще се попълват данните за Получателя и Доставчика. /

2. Вече в самата лява рамка, в центъра/от менюто-Форматиране-Подравняване-Центрирано/ , горе, изписваме, с по-голям шрифт, „Получател“. Под него, но вече, с курсор,подравнен в ляво/от менюто-Форматиране-Подравняване- От ляво/, започваме да вмъкваме полета/изглеждащи в нашият шаблон като сиви правоъгълници за данни/. Кликайки, в последствие върху тях, ще ни се дава възможност да попълваме необходимата информация..Редът е следния:
3. ФИРМА - „ВМЪКВАНЕ“ - „ПОЛЕТА“- “ДРУГО“ и в отворилият се прозорец, от раздел „Функции“, за Тип маркираме „Запазено място“, а за Формат - „Текст“. В прозорчето за запазено място изписваме – ФИРМА, а в прозорчето за препратка, изписваме указанието - „пълно наименование на фирмата“./Затваряме прозореца/
4. АДРЕС -  „ВМЪКВАНЕ“ - „ПОЛЕТА“- “ДРУГО“ - „Адрес“/ като в прозорчето за препратка изписваме :“адрес на фирмата с град, улица, номер“ / .
5. Под него пишем / с дребен шрифт/ „Идент.№ /знакът за номер слагаме от Меню-Вмъкване-Специален знак -намираме знака за номер - ОК/„ и вмъкваме поле , като в прозорчето за запазено място пишем „БУЛСТАТ“ /тук не е необходимо да пишем в прозорчето за препратка нищо/.
6. /нов ред/ ДДС № и вмъкваме поле с прозорец за запазено място  „ДДС №“.
7. /нов ред/ МОЛ /материално отговорно лице/ и двоеточие и вмъкваме поле за  запазено място, с  текст в прозорчето“Получил стоката“.  , а в прозорчето за препратка : „Две/Три имена“
8. /нов ред/Разплащателна сметка :/само като текст без да попълваме нищо/
9. /нов ред/BIC:  /само като текст без да попълваме нищо/
10. /нов ред/ IBAN:/само като текст без да попълваме нищо/
11. В последните два реда ще се попълват данните за банковата сметка и това BIC код и номер/
12. Маркираме думата „Получател“ /с мишката/ и от помощната лента на менюто, горе, избираме от иконата за цвят на шрифта – бял и от иконата за фонов цвят – тъмен нюанс на сивото. По този начин думата „Получател“ ще се подчертае и рамката ще има по-прегледен вид.
13. Абсолютно същата последователност спазваме и следваме същите стъпки при попълване на дясната рамка , с тази разлика, че в центъра, горе, трябва да изпишем - „Доставчик“. Излизаме от рамката като кликнем някъде извън нея/
14. Номер на фактура /в центъра на страницата/знакът за номер слагаме от Меню-Вмъкване-Специален знак -намираме знака за номер - ОК/„.
15. Следва да вмъкнем поредната рамка, в която ще изпишем думата „ФАКТУРА“. Рамката позиционираме в дясно на листа,/от менюто-Форматиране-Подравняване-От дясно/,  след „№“ /От менюто горе, - „Вмъкване“ -   „Рамка“,Размерите на рамката можем да изберем от параметрите за Широчина и нека тя е с  размери 3см/0,5 см. Избираме си шрифт, изписваме „Фактура“ и  оцветяваме надписа в сиво.
16. На следващия ред, в център на листа пишем :“Издадена в гр. /и вмъкваме поле за запазено място /   на /вмъкваме поле за дата/ и след няколко празни интервала  слагаме скоба , с по ситен шрифт, и пишем в скобите „в...часа. Мястото за часа е също вмъкнато поле за „Час“.
17. Продължаваме по оформянето на документа с вмъкване на таблица, в която ще се записват продадените стоки и услуги. Избираме „ВМЪКВАНЕ“, но вече от падащото меню ще изберем  - „ОБЕКТ“ и от новопоявилото се падащо меню - „OLE обект“.От там маркираме „Електронна таблица на Open Office”.Таблицата разтегляме до нужните размери с мишката и попълваме и оразмеряваме с необходимият брой колонки. Наименоваме ги:
18. Номер по ред /пишем в А1/
19. Услуга/Артикул, / пишем в В1/
20. Мярка, /пишем в С1/
21. Количество/пишем в D1/
22. Ед.цена /пишем в E1/
23. ДДС /пишем в F1/
24. Крайна цена. /пишем в G1/
26. Необходимо е да зададем формат на клетките с числата. Маркираме последните три колони за Ед.цена, ДДС и Крайна цена и от форматиране на клетката избираме за категория - „Число“ и от „Форматитане“ -до  два знака след десетичната запетая. Следва да се спрем по-подробно на задаването на  някои формули  в създадените клетки на нашата таблица. Тя ще номерира автоматично и ще пресмята стойностите. Ние, пишейки фактурата, ще трябва само да попълваме наименованието на стоката/услугата  и количеството.
27. Задаването на формули в електронните таблици става, след като кликнем в съответната клетка да напишем „=“ и да опишем какво точно искаме да се изписва/пресмята в тази клетка.
28. „А2“. Пишем „=if(isblank(B2);””;1)  / Това означава, че ако нямаме запис в клетка В2, клетка А2 да остане празна, но ако имаме запис- да се изпише в А2 единица; т.е. Това ще е пореден  № 1/
29. „А3“-   =if(isblank(B3);””;(A2+1). /Значението е – Ако в клетка В3 няма запис – А3 да остане празна, но ако има – да се пресметне стойността на клетка А2+единица; т.е. 1+1=2, предният номер става 2.
30. Кликваме клетка А3 и от основното меню, горе, избираме „Редактиране“,  от падащото меню после - „Копиране“./копираме написаната от нас формула/. Следва да маркираме до края на таблицата клетките в колона А /с мишката , чрез влачене/ и пак от менюто да изберем „Редактиране“- „Поставяне“. Излиза предупредително съобщение,  в което кликваме „Да“. След това кликваме някъде в друга клетка. По този начин направихме клетките в колона А да се номерират автоматично, ако имаме записи в колона В.Клетка D2 - =if(isblank(B2);”-xxx”;0).Означава, че ако в клетка В2 няма запис – да се изписва ххх, но ако има – ще се изписва 0.
31. Същата формула изписваме и за  Е2.
32. „С2“ - пишем   =if(isblank($B2);$I$2;0)- /предварително в клетка I2 сме написали символите(-ххх-)/
33. „D2”; “Е2“;   - също като С2
34. „D2” - формат на клетката - число
35. В клетка С2 /мярка/ можем да включим списък за избор на мерните единици по БДС
36. За целта в Лист 2 на електронната ни таблица изреждаме една под друга , в колона А, мерните единици , които евентуално ще ползваме .
37. Кликваме С2/ в Лист 1/, от основното меню, горе, Данни – Валидност - Етикет Критерий- Разрешени – Област от клетки; отметки на „Показване на списъка за избор“ и на „Възходящо сортиране на елементите“
38. Източник : пишем   Лист2.А1:А99 /като Лист 2 е на BG, а А1:А99 – на латиница/
39. Етикет Помощ при въвеждане – слагаме отметка
40. Етикет Предупреждение – Действие : Предупреждение; Заглавие и Съобщение за грешка :Добре е да се придържате към БДС и макс. СИ единици
41. В клетка С2 се появява маркер-стрелка, която показва, че имаме списък за избор на мерни единици.
42. „F2” - пишем: =if(isblank($B2);$I$2;(D2*E2*$J$2)  /където J2 е помощна, скрита клетка, в която  сме написали 20%/.
43. „G2” - пишем  =if( isblank($B2);$I$2;(D2*Е2 +F2))
44. Копираме формулите от клетки C2, D2, E2, F2, G2 надолу, по колони до ред 30.
45. „G31” - пишем SUM(G2:G30)
46. 12.Излизаме от таблицата с основното съдържание на фактурата и пишем : „Словом:“.Веднага, до двоеточието
47. изпълняваме отново стъпките по вмъкване на поле за запазено място. В прозорчето за запазено място изписваме
48. „Словом цялата сума както е изписана в табличката по горе“. Продължаваме по реда и пишем :“Начин на плащане:“.
49. Отново следваме стъпките - „ВМЪКВАНЕ“-“ПОЛЕТА“- „ДРУГИ“. От отворилият се прозорец, в етикета – Функции,
50. избираме „Входен списък“ и в прозорчето за Елемент пишем „в брой“. Кликваме върху Добавяне. След това отново в прозорчето за Елемент пишем „по банков път“ и кликваме Добавяне. Активираме „Вмъкване“ . По този начин , кликването върху сивото поленце на това място в нашата фактура, ще ни дава възможността да избираме начина на плащане.
51. И последен ред изписваме :“Издал:“. Повтаряме стъпките за вмъкване на поле за запазено място. В прозорчето за „Запазено място „ пишем  - „Две/Три Имена“. Така вече сме запазили място за изписване на името на човека, написал фактурата.

Attachments:

Faktura

[ ]

30 Kb

24.02.2010 02:35

Това лекарство ми помага при болки на стави и кости!

PFERDEBALSAM (каквото и да значи това)

 Krauterhof

 Изкълчен глезен и болка в колената! И на двете места облекчава чудесно! Бог да поживи германците, ако не са те да сме си все всредновековието, казвам ви...